Immer wieder werde ich gefragt: ,, Warum muss ich mich denn jetzt mit künstlicher Intelligenz auseinandersetzen? Was kann die KI denn?".
Künstliche Intelligenz ist noch nicht wirklich in der Wirtschaft angekommen. Zumindest in Deutschland. ChatGPT hat erstmals der allgemeinen Bevölkerung gezeigt, dass künstliche Intelligenz nun von der Folien der großen Beratungen in die Realität trans-zendiert ist und eine greifbare Rolle im Alltag spielt.
Noch vor dem Release von ChatGPT war es der goldene Standard der großen Beratungen einfach mal ein paar Buzzwords auf die Folien zu bringen. So wurde gerne einmal folgende Themen auf eine Folie gebracht:
Machine Learning
AI
Industrie 4.0
Robotics
RPA
Blockchain
und vieles mehr...
Dieses Buzzword-Dropping von Beratern, die keine Ahnung von deren technischer Bedeutung haben, führte leider dazu, dass auch KI leider immer noch von vielen als Buzzword gesehen wird.
Doch die künstliche Intelligenz ist gekommen um zu bleiben. Und sie ist definitiv kein Buzzword, sondern die vermutlich revolutionärste Technologie, die wir in den nächsten Jahrzehnten sehen werden.
Wo fang ich bei KI in meinem Unternehmen an?
Die Menschen, die die Dringlichkeit der KI Transformation in ihrem Unternehmen erkannt haben, brechen schnell in Verzweiflung oder Überforderung aus.
Viele Unternehmen verstehen die Dringlichkeit. Doch die Umsetzung bringt oft Panik. Die Geschäftsleitung ruft nach "KI, jetzt!". Budgets werden freigegeben, falsche Experten tauchen auf. Die Verantwortlichen stehen jedoch oft alleine da.
Wenn ich gefragt werde: "Wo soll ich denn anfangen?!" - dann antworte ich meist:
Künstliche Intelligenz hat prinzipiell drei Kernvorteile:
Sie übernimmt manuellen Aufwand, der vorher nicht automatisiert werden konnte
Sie kann als persönliche Assistant verwendet werden
Sie kann für personalisierte Kundenerlebnisse genutzt werden.
ABER...
Damit eines dieser drei Vorteile überhaupt genutzt werden kann, muss man erst einmal bei den Grundlagen anfangen - den Prozessen und Daten.
Prozessanalyse und Bewertung: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Wo fängt man an? Ich schlage meist vor, dass man sich die Prozesse anschaut. Denn den kurzfristig größten und spürbaren Vorteil beim Einsatz von KI hat man beim Abbau von manuellen Prozessen.
Es ist sinnvoll, die Kernprozesse jedes Funktionsbereichs zu analysieren. Diese Informationen können später von Prozessvertrauen bewertet werden, um den manuellen Aufwand, den Digitalisierungsaufwand und die Priorität für das Erreichen der Unternehmensziele zu ermitteln. Daraus lässt sich dann ein Score berechnen, welcher den größtmöglichen Benefit für die Einführung einer KI-Lösung zu bestimmen.
Wie sieht so etwas aus? Ganz einfach. Man erstellt eine Liste mit den Kernprozessen des eigenen Unternehmens und fängt mit der Bewertung an.
Sobald die Kernprozesse aufgelistet sind, geht es an die Bewertung. Dabei schaut man sich jeden Prozess genau an:
Wie viel manueller Aufwand steckt dahinter?
Wie digitalisiert ist der Prozess bereits?
Welche Rolle spielt dieser Prozess für die Unternehmensziele?
Anhand dieser Fragen lässt sich ein Score ermitteln, der zeigt, wo der größte Hebel für den Einsatz von KI liegt. Prozesse, die viel manuelle Arbeit erfordern und zentral für den Geschäftserfolg sind, haben die höchste Priorität.
Was dann?
Dann geht's in die Umsetzung. Aber Schritt für Schritt. Es bringt nichts, sofort alles digitalisieren zu wollen.
Stattdessen setzt man gezielt auf schnell umsetzbare Projekte, sogenannte "Quick Wins". So zeigt man schnell erste Ergebnisse, was auch die interne Akzeptanz für KI-Lösungen in der eigenen Organisation fördert.
Prozessaufnahme der zu beschleunigenden Geschäftsprozesse
Nach erfolgreicher Priorisierung der Geschäftsprozesse anhand des zuvor ermittelten Scores, startet man mit einer detaillierten Prozessaufnahme für Prozesse, die einen hohen Score erreicht haben (hoher Score = hohes Automatisierungspotential). Denn nur wer die Abläufe bis ins Kleinste versteht, kann später die richtige Lösung implementieren.
Dazu stellt man sich folgende zentrale Fragen:
Wer ist für den Prozess verantwortlich?
Welche Systeme und Tools werden aktuell verwendet?
Welche Prozessschritte sind repetitiv und könnten durch KI automatisiert werden?
Wo entstehen regelmäßig Engpässe oder Fehler?
Welche Prozessschritte sind unternehmenskritisch und sollten weiterhin von einem Menschen vollzogen werden?
Je detaillierter diese Prozessaufnahme erfolgt, desto klarer wird, wo die größten Potenziale liegen. Das ermöglicht eine zielgerichtete und effektive Einführung von KI, die spürbare Verbesserungen in Geschwindigkeit und Effizienz bringt.
Frameworks und Software zur Prozessaufnahme
Damit der Ablauf strukturiert erfolgt, sollte man auf Prozessmodellierungs-Tools wie BPMN (Business Process Model and Notation) oder EPC (Ereignisgesteuerte Prozesskette) zurückgreifen. Diese Modelle helfen, komplexe Prozesse visuell darzustellen und zu analysieren, indem sie die einzelnen Schritte und deren Abhängigkeiten abbilden.
Für die eigentliche Erfassung und Modellierung bieten sich Tools wie Signavio (im Sap Kontext), ARIS, oder Microsoft Visio an. Zur Prozessaufnahme in kleineren Unternehmen oder Startups empfehlen wir meist die Verwendung von Figma, da es eine interaktive Bearbeitungsfläche, ein günstiges Pricing und State-of-The-Art Interface bietet.
Nachdem die detaillierte Prozessaufnahme abgeschlossen ist und klare Potenziale identifiziert wurden, steht die nächste Frage im Raum: Welche KI-Lösungen sind für mein Unternehmen geeignet?
Auswahl der richtigen KI-Lösung für mein Unternehmen
Eines muss hier klar sein: KI ist keine Allzwecklösung, auch wenn es oft so wahrgenommen wird. Ich sage immer, KI ist ein Baustein – ein Teil in einer Automatisierungskette. Künstliche Intelligenz kann bestimmte Aufgaben wie beispielsweise die Stimmungserkennung in Texten, Klassifizierung von Anfragen (z. B. Neukundenanfragen, Support-Anfragen) oder das Verarbeiten großer Datenmengen sehr gut verarbeiten. Aber diese Aufgaben sind oft nur ein Teil des gesamten Automatisierungsprozesses.
Eines muss hier klar sein: KI ist keine Allzwecklösung, auch wenn es oft so wahrgenommen wird. Ich sage immer, KI ist ein Baustein – ein Teil in einer Automatisierungskette.
Daher gilt: Jeder Use Case muss individuell betrachtet werden. Die Einführung von KI macht nur dann Sinn, wenn sie optimal in bestehende Prozesse integriert und durch andere Tools und Technologien ergänzt wird.
Der richtige Ansatz liegt oft in der Kombination verschiedener Werkzeuge. KI sollte als Teil eines gesamten Automatisierungssystems genutzt werden, in dem sie mit anderen Technologien Hand in Hand arbeitet. Eine Kombination aus No-Code-Tools wie Microsoft Power Automate, Zapier oder Make.com kann eine effiziente Lösung bieten, um wiederholbare Aufgaben zu automatisieren. Diese Tools ermöglichen schnelle, flexible Workflows, die durch gezielte KI-Einsätze ergänzt werden können.
Für spezifische Anforderungen, die über die Möglichkeiten von No-Code-Tools hinausgehen, kann eine individuell entwickelte Lösung in Python – unterstützt durch die große Auswahl an Bibliotheken – in Kombination mit KI-Lösungen wie ChatGPT eine sinnvolle Erweiterung darstellen. Python eignet sich aufgrund seiner Flexibilität und der breiten Anwendungsmöglichkeiten in der Datenverarbeitung ideal für solche Aufgaben.
Pilotprojekte und Testphasen
Nach der Auswahl der passenden KI- und Automatisierungslösungen ist es sinnvoll, mit einem Pilotprojekt zu beginnen. Hier wird eine ausgewählte Lösung in einem begrenzten Bereich getestet, um sicherzustellen, dass die Integration reibungslos verläuft.
Wichtig ist, dass die Kombination aus KI, Automatisierungstools und programmierbaren Lösungen zielgerichtet eingesetzt wird. Nur so lässt sich das volle Potenzial der Automatisierungskette nutzen und die Effizienz im Unternehmen nachhaltig steigern.
Es gibt nicht DIE KI, die alles automatisiert. So stellen sich das viele Projektmanager vor, die nicht aus diesem Bereich kommen. Wenn Sie eins aus diesem Artikel mitnehmen, dann bitte das Verständnis, dass KI ein Baustein einer Automatisierungskette ist und keine Wunderwaffe. Aber eben ein sehr potenter Baustein mit bisher neuartigem Potential.
Mit KI sofort durchstarten – Wir zeigen Ihnen den Weg.
Sind Sie immer noch überfordert, wo Sie anfangen sollen, was Sie priorisieren müssen oder brauchen einfach Unterstützung?
Wir bei VISUS Advisory helfen Ihnen, den Überblick zu behalten.
Mit gezielter Prozessanalyse und maßgeschneiderten KI-Lösungen zeigen wir Ihnen, wo das größte Automatisierungspotenzial liegt und wie Sie es schnell nutzen können. Weniger manuelle Aufgaben, mehr Effizienz – und das in kürzester Zeit.
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